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档案案卷构成及质量要求
2011-10-14 11:25:16   点击:

  第三章档案案卷构成与竣工图

  第一节档案案卷构成及质量要求

  一、术语

  (一)案卷:由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。

  (二)卷内目录:案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。

  (三)卷内备考表:说明案卷内文件材料状况的表格。

  (四)档号:由分类号和案卷号组成。

  二、组卷及书写要求

  (一)公路工程竣工文件材料归档前,均需按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。

  组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性原则,分类科学,便于查找利用。

  (二)案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容,必须做到完整、准确、系统。

  (三)案卷内文件材料书写要工整,字迹、线条要清楚。

  (四)案卷内文件材料的制作和书写材料,必须利于长期保存。书写材料必须用炭素墨水,禁止使用蓝墨水、圆珠笔和铅笔。凡由易褪色书写材料制成的文件(如复写、传真件)应复印保存。

  (五)资料文件用纸统一采用!“ 型纸(210mm*279mm),图纸规格除外。

  (六)案卷内不应有重份文件,件内不应有重页文件,但卷与卷之间相互有关联的文件,在归档过程中允许有一定数量的重复。

  三、卷内文件的排列

  (一)管理性文件按问题、重要程度排列。

  (二)项目技术文件材料按本书有关章节的要求排列。

  (三)设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和运行维修等材料排列。

  (四)竣工图按里程、专业、图号排列。

  (五)卷内文件一般文字材料在前,图样在后。

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